プロジェクトマネジメントとは?プロジェクト管理の概要から仕事で使える手法を紹介

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プロジェクトマネジメントとは?プロジェクト管理の概要から仕事で使える手法を紹介

この記事でわかること

  • プロジェクト・プロジェクトマネジメントの概要
  • プロジェクトマネジメントに求められるスキル
  • 主なプロジェクトマネジメント業務と役立つツール

Strh編集部

こんにちは、Strh編集部です。

今回は「プロジェクトマネジメント」について、ご紹介します。多くの企業がプロジェクト制組織やマトリクス制組織を採用することで、従来型の組織における管理職以外の立場でも、プロジェクトのマネジメント業務を任されるようになりました。

今回は、プロジェクトマネジメントに馴染みの無い人でも、プロジェクトとは何か?の理解から、実際の業務で使えるツールの紹介を簡単にまとめました。

一度プロジェクトマネジメントを学んでおくと、普段の業務だけでなく生活にも応用できるので、ぜひ学んでみてください。

この記事は下記のような思いをお持ちの方におすすめです。

  • プロジェクトマネジメントが何か知りたい
  • プロジェクトマネジメントとは具体的に何をするのかを知りたい
  • これからプロジェクトマネジメントを任されるかもしれない
  • プロジェクトマネジメントに挑戦したい

1. プロジェクトマネジメントとは?

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトの目標を達成するために、どのように進めれば成功するのか、詳しく計画を立て、管理していくことを意味します。

具体的には、目標達成に向けて「いつまでに、どの段階まで、実施するか」を明確にし、そこから逆算してプロジェクト成功までのプロセスを構築していきます。

また、プロセスの構築だけでなく、プロジェクトが開始してからは、チームメンバーの仕事の進捗や課題を管理したり、意思決定をしながら、プロジェクトを推進することが主な業務と言えるでしょう。

また、プロジェクトマネジメントでは、単に目標・目的を達成することだけではなく、「コスト」や「スケジュール」など、予め合意された制約条件を守ることが求められます。

とはいえ、この制約条件は互いに関連する場合が多く、1つを優先すると他の制約条件に影響が出ます。プロジェクトマネージャーはそれぞれの制約や要因が、他にどう影響するのかを考察する必要があります。

プロジェクトとは? オペレーション(定常業務)との違い

本記事で紹介するビジネスにおけるプロジェクトとは「独自の製品、サービス、所産(作り出されるもの)を想像するために実施される有期性の業務」と定義されています。

ビジネスにおいて、定常業務もプロジェクトも人が限られた時間で予算の中で実施し、計画・実施・コントロールされるという点では共通しています。しかし、決定的な違いとして、プロジェクトには「有期性」「独自性」があります。

  • 有期性:明確な始まりと終わりがあること
  • 独自性:今までに存在しなかった製品やサービスを想像することや、それまでに同じものがないこと(過去に似たような作業があったとしても、作業者や作業内容、製品などに違いがある)

つまり、プロジェクトとは、特定の目的を達成するための活動計画であり、具体的な期限、予算(コスト)、品質という制約が定められています。これら3つの制約については次章で詳しく説明します。

プロジェクトを制約する「品質」「コスト」「期限」とは?

プロジェクトでは、制約条件のもと目的を達成することが求められると説明しました。

プロジェクトにより優先される条件は異なるでしょう。

Quality(品質)、Cost(コスト)、Delivery(納期)はQCDといい、プロジェクトマネジメントの成功要素として特に重要とされています。それぞれ簡単に紹介します。

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Quality(品質)

品質はプロジェクトの成果物やサービスが顧客や利害関係者の期待を満たす程度を示します。高品質の成果物やサービスは、顧客満足度を高め、プロジェクトの成功に寄与します。品質が低いと、不正確な成果物や欠陥のある製品が生まれ、後で問題が発生しやすくなります。修正や再作業にかかるコストが増加する可能性があります。

品質管理はプロジェクトマネジメントの基本的な要素であり、品質基準を設定し、監視・評価し、必要に応じて改善措置を講じることが重要です。

Cost(コスト)

コストはプロジェクトの予算とリソース管理に密接に関連しています。予算を遵守し、コストを適切に管理することは、プロジェクトの健全性に大きな影響を与えます。予算超過やコストのコントロール不足は、組織に財政的な負担をかけ、プロジェクトの遅延や中断の原因となる可能性があります。

コスト管理にはコスト予測、予算割り当て、経費の追跡、資金調達などが含まれます。プロジェクトのコストを適切に管理することは、プロジェクトの成功と組織の財務的な健全性に関わります。

Delivery(納期)

納期はプロジェクトの時間枠を示し、プロジェクトが予定どおりに完了するかどうかを決定します。時間通りにプロジェクトを完了することは、ステークホルダーの信頼を築く重要な要素です。適切な納期を守ることは競争力を維持し、市場での成功に繋がります。遅れると、競合他社に取り残され、市場シェアを失う可能性があります。

納期管理にはスケジュールの策定、進捗のモニタリング、リスク管理、適切なリソースの割り当てが含まれます。納期を守るために、プロジェクトマネージャーはスケジュールの調整やリソースの最適化を行う必要があります。

制約条件には、上記3つ以外にも「スコープ」「資源」「リスク」などがあります。あわせて6つの要素のバランスを取りながらプロジェクトを進めることが重要です。

2. プロジェクトマネジメントの流れと具体的な業務

ここからは、プロジェクトの開始から終了まで、プロジェクトにはライフサイクルには主に5つのフェーズがあると言われています。これもPMIによって定義されたものです。

この章では、それぞれのフェーズの概要と各フェーズで行う代表的な業務の一部を簡単に説明します。

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プロジェクトの立ち上げ

プロジェクトを大まかに定義します。

プロジェクトを承認して、開始をすることが主な業務で必要な書類作成も含まれます。プロジェクトが起案されてから、実施するにあたって要件をまとめたり、リスクを想定するための初期のリサーチも行い、フィジビリティスタディ(実現可能性を調査)をし、プロジェクトの成功要因や予算スケジュールなどを定義します。

そこで定義された概要をプロジェクト憲章やビジネスケースなどにまとめて見える化し、プロジェクトが開始してからはプロジェクトマネージャーは、それらを拠り所としプロジェクトが迷子にならぬよう役立てます。

プロジェクト立ち上げ時に明らかにしておきたいこと(プロジェクト憲章に定義しておくべきこと)

  • プロジェクトの概要、目的または妥当性
  • プロジェクトの目標および成功基準
  • 顧客、スポンサー、その他ステークホルダーの大枠での要求事項
  • 制約条件、前提条件、リスク
  • プロジェクトマネージャーの決定と任命及び権限のレベル
  • 主要ステークホルダー(関係者)
  • 要約したスケジュールおよび予算

以上の内容を盛り込み、プロジェクトの基礎を固めましょう。

プロジェクトの計画

業務計画を策定します。具体的には、プロジェクトでやるべきことと、その手順を定義します。主要なマイルストーンを決定し、プロジェクトのコストやタイムラインについて、プロジェクトメンバーで共通認識を持てるようにしましょう。改めて、プロジェクトの発足の背景を理解し、優先事項、課題を確認しながら、作業計画を立てます。

具体的な業務

  • プロジェクト計画の策定スケジュール、予算、リソース、品質基準、スコープなどを定義します。
  • ドキュメントの管理方法やコミュニケーションルールの策定プロジェクト内の資料や他成果物の管理方法や、開始されてからメンバー内でどのようにコミュニケーションをとるかを決めます。
  • プロジェクトメンバーの役割を明らかにする(それぞれの役割の決定)
  • 会議体を決めるいつ、どこで、誰が(参加者と役割)、なんのために(目的)を決定します。例えば、週次で定例会を開くとしましょう。その会議の大きな目的はなんなのか?進捗を確認したいのか?何かを決定したいのかなどのアジェンダを決めたり、それを話し合う際に必要なメンバーは誰なのかを策定します。

プロジェクトの推進

プロジェクトチームが達成を目指して作業します。実行フェーズでは、チームが足並みを揃え、無理のない仕事量で計画どおりにプロジェクトを進めるために動きます。

仕事量や時間、予算の管理など、具体的な業務はもちろんですが、メンバーのモチベーションやチームワークがうまく発揮されているかも気にかけ、必要な働きかけをしましょう。 このフェーズでの具体的な業務は、次の「プロジェクトの監視・コントロール」フェーズと同様に行うため、まとめて説明します。

プロジェクトの監視・コントロール

実施中の作業について、計画と差異が発生していないかをチェックし、必要に応じて差異の是正を行います。また、プロジェクトが進行するほど、その進行を妨げる障害、ボトルネックが発生するでしょう。それらを課題と呼び、課題を解決するために具体的なアクションをとり、プロジェクトメンバーを率先して動かすのもプロジェクトマネジメントの重要な業務です。

具体的な業務

  • タスクの割り当てとスケジュールの管理プロジェクトマネジャーは、プロジェクトのタスクをチームメンバーに割り当て、スケジュールを管理します。スケジュールを追跡し、進捗を確認します。
  • リソースの管理必要な人員、機材、材料などのリソースを確保し、適切に管理します。リソースの不足や過剰使用を回避します。
  • コミュニケーションと報告チームメンバーやステークホルダーとの定期的なコミュニケーションを維持し、進捗状況を報告します。問題やリスクについても報告し、対策を協力して立案します。
  • 品質管理成果物やプロセスの品質を確保します。品質基準を満たし、品質の低下を防ぎます。
  • リスク管理プロジェクトのリスクを定期的に評価し、必要ならばリスク対策を実施します。リスクが発生した場合、対処策を迅速に実行します。
  • 予算とコスト管理予算を管理し、実際のコストと比較します。予算オーバーランが発生しないように注意を払います。
  • 変更管理スコープの変更や要件の変更が発生した場合、それを適切に評価し、変更の必要性と影響を検討します。変更が承認される場合、それを追跡し実施します。
  • 進捗の監視と報告プロジェクトの進捗を定期的に監視し、ステータスレポートを作成します。進捗が計画から逸脱している場合、対策を検討し調整します。
  • チームのモチベーションと協力チームメンバーのモチベーションを維持し、協力と効果的なコラボレーションを促進します。問題や課題が発生した場合、チームのサポートを提供します。

プロジェクトの終結

プロジェクトが完了したら、成果物の受け渡しと評価を行います。プロジェクトの振り返りを行い、また、その内容を補完することで次のプロジェクトに向けて学びを活かします。

具体的な業務

  • 成果物の受け渡しプロジェクトの成果物を受け渡し、ステークホルダーの承認を得ます。成果物が品質基準を満たし、顧客の期待を超えるものであることを確認します。
  • プロジェクトの経験の総括・振り返りプロジェクトの終了時または一定の周期に、プロジェクトの成功や課題を評価し、次回のプロジェクトに向けて学びを得るため振り返りを行います。振り返りは、チームメンバーやステークホルダーがプロジェクトの経験から価値ある洞察を得るために行う重要なプロセスです。 成果だけでなくプロセスを評価し、チームからのフィードバックを収集します。 成功要因や問題点とその原因を明らかにし、改善策を検討します。
  • アーカイブと文書化プロジェクトにおける成果物をアーカイブとしてまとめるだけでなく、振り返り内容をドキュメント化し、プロジェクトの履歴を保存します。これにより、過去のプロジェクトの学びを将来のプロジェクトに活かすことができます。

3. プロジェクトマネジメントで求められるスキル

プロジェクトマネジメントを成功するために必要なスキルは多岐にわたります。ここでは、代表的なスキルを紹介していきます。

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計画性(Planning)

プロジェクトマネジャーはプロジェクト全体を計画し、目標やスコープを明確に定義する必要があります。計画性があることは、プロジェクトの方向性を示し、プロジェクトチームに明確なガイダンスを提供します。計画性がないと、プロジェクトが方向を失い、予算超過や納期遅延のリスクが高まります。

スケジュール管理能力(Schedule Management)

プロジェクトマネジャーはスケジュールを策定し、進捗をモニタリングし、適切なタイミングでタスクや成果物を管理する能力が必要です。スケジュール管理がうまくいかないと、納期遅延のリスクが高まり、リソースの無駄遣いが発生する可能性があります。

コミュニケーション能力(Communication)

プロジェクトマネジャーはプロジェクトチーム、利害関係者、上級管理職と効果的にコミュニケーションをとる必要があります。プロジェクトの進行状況や課題、優先事項を明確に伝え、意見交換を促進します。コミュニケーション不足や誤解は、プロジェクトの方向性を乱し、問題の解決を妨げる可能性があります。

リスクマネジメント能力(Risk Management)

リスクを予測し、評価し、適切な対策を立案・実行する能力が必要です。リスクを管理しないと、予期せぬ問題が発生し、プロジェクトに深刻な悪影響を及ぼす可能性があります。リスクマネジメントにはリスクの識別、評価、優先順位付け、対策の計画、監視が含まれます。

柔軟性(Flexibility)

プロジェクト状況の予測不能な変化に対応する必要があります。柔軟性があることは、変化に対応し、新たな課題や機会に対処するために重要です。

プロジェクト計画や戦略の調整が柔軟性を要求する場面が多くあります。

分析力(Analytical Skills)

プロジェクトマネジャーはデータや情報を分析し、意思決定に活用する能力が求められます。プロジェクトの進行状況やリスクを定量的に評価し、戦略的な決定を下すことが必要です。分析力が不足すると、誤った判断や不適切な優先順位付けが行われ、プロジェクトの成功に悪影響を及ぼす可能性があります。

プロジェクトマネージャーはプロジェクトを効果的に計画、実行し、成功に導くためにさまざまなスキルが求められます。さまざまなスキルを駆使して、プロジェクトを推進しましょう。

4. プロジェクトマネジメントで用いられる代表的な便利ツール

ここまでプロジェクトマネジメントの業務を説明してきましたが、ここからはさらに実践に備えて、使えるツールを紹介します。

WBS(Work Breakdown Structure)

プロジェクトを小さな作業やタスクに分解し階層構造で視覚化します。プロジェクトの全体像を理解しやすくするだけでなく、具体的な作業内容や依存関係を明らかにし、スコープと担当責任を明確にします。プロジェクトのスコープを明確に定義し、作業内容や担当について、チーム内で共通の理解、認識を揃えます。

作成方法

これらの成果物やフェーズを階層構造に分解し、それぞれのフェーズでのタスクを洗い出し、タスクごとに、概要の説明、担当者、期限などの情報を埋めていきます。

ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクトのタスクや活動を時間軸に沿って表示するバー形式の図表です。各バーはタスクの期間を表し、タスクの開始日と終了日を視覚的に示します。

プロジェクトのスケジュールを可視化し、タスクの依存関係を明きらかにすることで、スケジュールの変更と調整を容易にし、遅延やリソースの競合を特定します。プロジェクトの進捗を追跡し、スケジュール管理を行います。

作成方法

プロジェクトのタスクをリストアップし、それぞれの開始日と終了日を設定し、担当者を割り当てます。誰がいつまでに何をするのか、また、何をすれば次の作業に進めることができるか、一眼でわかるように表現しましょう。ステークホルダーに対しては、プロジェクトの進行状況を共有する際にも役立つでしょう。

課題管理表

プロジェクト内で発生する問題や課題を特定し、適切に解決し、プロジェクトの進行を効果的に管理することに役立つツールです。課題管理をする際、問題とその原因を特定し、解決の優先順位をつけ、解決策を検討し、チームメンバーへ割り当てます。その進捗の管理を行うのが課題管理表の主な役割です。代表的な課題管理表の必要な要素は以下です。

課題管理表の主な要素

要素 概要
課題ID 各課題に一意の識別子を割り当てます。通常、数値またはアルファベットのコードで表現されます。
課課題の説明 課題の性質と内容を簡潔に説明します。課題の詳細情報を提供します。
優先度 課題の重要度や緊急度に基づいて、優先度を設定します。一般的に高、中、低などのカテゴリを使用します。
担当者 誰が課題を担当するかを指定します。誰が問題を解決する責任があるかを示します。
期限 課題の解決または対応が必要な期限を設定します。期限を守るために重要です。
ステータス 課題の進捗状況を示します。例えば、未着手、進行中、完了などのステータスを使用します。
報告者 課題を報告した人の名前または識別情報を記録します。問題の報告源を追跡するのに役立ちます。
作成日 課題が最初に報告された日付を記録します。問題の経過時間を把握するのに役立ちます。
コメント/ノート 課題に関連する追加情報、コメント、説明、または対話を記録します。チームメンバーが問題に関する情報を共有できます。
解決策 課題が解決された場合、その解決策を記録します。これにより、同じ問題が再発しないようにします。
閉じられた日 課題が解決された日付を記録します。課題の解決日を追跡するのに役立ちます。

5. まとめ

ここまでプロジェクトマネジメントの概要から具体的なプロセス、現場で使われているツールを紹介してきました。

フェーズごとのタスクや求められるスキルなど、プロジェクトの性質や目標によって変化します。とはいえ、プロジェクトマネジメントの基本は、状況を明らかにし、プロジェクト達成に向けて、一つ一つのタスクや課題をクリアしていくことです。

今回紹介した内容は、あくまでプロジェクトマネジメントの一部にすぎません。プロジェクトマネジメントに関する資格やソフトウェアなどが世の中に普及しています。基本を抑えつつご自身またはプロジェクトにあわせて活用していきましょう。

Strhでは、プロジェクトの立ち上げから運用方法の改善まで、さまざまフェーズにおいてプロジェクトマネジメント関連でお客様のご支援いたしております。プロジェクトを推進したい、プロジェクトマネジメントのスキルセットが欲しいなどお困りごとがありましたら、お問い合わせフォームよりお気軽にご相談ください。

Strh編集部

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