展示会の準備スケジュールは?必要な準備内容、当日の流れからアフターフォローまで分かりやすく解説

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展示会の準備スケジュールは?必要な準備内容、当日の流れからアフターフォローまで分かりやすく解説

この記事でわかること

  • 展示会準備の目安スケジュールとすべきこと
  • 展示会当日の流れ
  • 展示会の必須アイテム、あったら役立つアイテム
  • 展示会を成功させるポイント
  • 展示会後に行うアフターフォローのポイント

執筆者 杉山元紀

BtoBマーケティングのリードジェネレーションチャネルとして多くの企業で実施している展示会への出展。しかし展示会への出展に際しては、出展する展示会の選定や当日までの準備、当日の運営や展示会後のフォローなど様々な準備事項があります。展示会に出展したいけど、何から始めればいいか分からない。

この記事は上記のようなお悩みを抱えておられる方に向けて、展示会の準備スケジュールを分かりやすくご紹介します。当日の流れや必要なもの、アフターフォローについても併せて解説していますので、ぜひ最後までご確認ください。

参考:BtoBマーケティングとは?戦略の立て方やそのプロセス、成功事例までプロが解説
参考:リードジェネレーションとは?意味やフロー、具体的な手法まで詳しく解説

1.展示会準備の目安スケジュール

展示会準備の目安スケジュールとすべきこと

それでは早速展示会における準備スケジュールを見ていきましょう。

1.展示会開催の6か月前までにすべきこと

展示会開催の6か月前までにすべきことは以下のとおりです。

出展目的と目標を明確にする

まずは展示会に出展する目的や目標を明確にしましょう。展示会に出展する主な目的としては、大きく以下の3つが挙げられます。

  • 見込み顧客の獲得
  • 認知拡大
  • 既存顧客との関係構築

上記のうち、自社の出展目的はどれに該当するのかを整理して明確にします。目的が明確になった後は、名刺獲得数や商談件数、売上といった目標数値に落とし込むことで、具体的な方向性も見えてくるでしょう。

出展内容の企画立案

目的や目標を踏まえ、どういった出展内容にするのか、予算を含めて企画します。どの製品・サービスをメインに訴求するのかは勿論、ブースのサイズやコンセプトなどを検討していきましょう。

企画内容がある程度固まってきたら、その企画内容と親和性の高い展示会をピックアップしリスト化していきます。製品・サービスのカテゴリや開催時期、費用感などを考慮した上で、リストの中から適切な展示会を選びましょう。

展示会への参加申込手続き

出展内容の企画や出展する展示会が決まった後は、選択した展示会への参加申込みを行います。申込みの時点でブースの位置を決められる場合もあるため、できるだけ早めに申込み、来場者の多くの目に触れる場所を確保すると良いでしょう。

展示会開催までのスケジューリング

展示会への申し込みが完了した後は、開催日から逆算して、何をどういう流れで準備すべきかをスケジューリングしていきます。展示会に出展する展示物や集客、ブース施行会社などの選定といった必要なタスクを洗い出し、担当者や期限も踏まえて工程表を作成しておきましょう。

2.展示会開催の3か月前までにすべきこと

展示会開催の6か月〜3か月前までにすべきこととしては、以下のようなものが挙げられます。

ブースの設計

企画内容を基にブースの設計を行います。ブースの装飾やレイアウトなどを、コンセプトを基に検討していきましょう。

当日の運営をイメージし、どういう動きをしたいのか、参加者にどういった対応をするのかも踏まえて設計することがポイントになります。ブース設計でまとめた内容は要件定義書のような形で、資料に落とし込んでおきましょう。

施工会社の選定

ブースの設計ができた後はブース施工業者の選定に入ります。ブース設計の要件定義書を踏まえ、施工業者を選定していきましょう。

施工業者と一口に言っても、施工・撤収のみの業者や、デザインから撤収まで対応してくれる業者もあります。自社の状況を踏まえて、最適な施工業者を選択しましょう。

什器・展示品の手配

施工会社の選定と併せて、ブースに設置するパネルやカウンター、カタログスタンドといった什器に加え、展示品の手配を行います。

什器を選ぶ際は、展示品や資料の魅力を最大限伝えることができ、かつ参加者が見やすいものを選ぶようにしましょう。他にも使いやすさや、安全性なども考慮することがポイントになります。

招待状やノベルティなどの制作物の手配

招待状や配布用資料、名刺といった印刷物は勿論のこと、ノベルティなどの制作物の手配もこの段階で行います。配布用資料やノベルティなどは、外部制作会社にデザインを依頼しなければならないケースもあるので、スケジュールに余裕を持って早めに手配しましょう。

3.展示会開催の1か月前までにすべきこと

展示会1か月前までにすべきこととしては、以下のような作業が挙げられます。

人員の手配

展示会運営に参加する人員を手配します。参加する社員は勿論、必要に応じて派遣スタッフやコンパニオンといった外部人材の手配を行いましょう。外部人材は集めようと思ってもすぐに集められるとは限らないので、早めに人材サービス会社にコンタクトを取り、求人を掲載してもらうことがポイントになります。

シフト策定

展示会運営メンバーが固まった後はシフトを策定します。一日の流れの中で、「誰が何時に対応をするのか」というタイムスケジュールは勿論、数日間開催の場合は「誰が何日目に出るのか」といった点も決めておきましょう。

事前集客

このタイミングで事前集客にも着手します。準備しておいた招待状を発送しつつ、WebサイトやSNSを用いて、展示会への出展を告知しましょう。また既に連絡先を把握している見込み顧客に対して、メルマガなどで展示会の案内を行うといったことも有効です。

宿泊先や移動手段の手配

展示会の開催場所が遠方である場合、参加メンバーの宿泊先の手配が必要になります。また現地への移動に新幹線や飛行機を利用するのであれば、チケット予約も忘れないようにしましょう。

4.展示会開催の前日までにすべきこと

展示会開催の前日までにすべきことは以下のとおりです。

参加予定者の確認

事前集客を通じて、あらかじめ参加意思を表明している顧客を確認し、当日のアプローチなどを最適化できるように準備しておきましょう。

機材や備品などのチェックリスト作成

展示会当日に使う什器や展示物、その他必要なものを確認しつつ、当日漏れてしまわないようにチェックリストを作成しておきましょう。

マニュアルやアンケートなどの作成

指揮命令系統やタイムスケジュール、それぞれの役割や非常時の対応方法などが記載されたマニュアルを作成しておくことで、当日の動きをスムーズにできます。顧客に配布するアンケートなども作成して、当日に備えましょう。

機材の搬入・搬出の手配

什器や展示物を会場へ搬入・搬出する業者の手配を行いましょう。また外注している制作物については、会場に直接納品してもらうのか、それとも一旦自社で受け取った後、こちら側で持参するのかといった点も明確化しておくことが重要になります。

ブース設営

搬入した什器や展示物を、事前に決めておいたレイアウトに従って配置していきます。設計内容に基づいて設営していきますが、「想定していたよりも展示品が見にくい」といった問題が生じる可能性もあるでしょう。その場合も焦ることなく可能な範囲で改善するなど、柔軟な対応が求められます。

リハーサルやトレーニング

当日に向けてリハーサルやメンバーのトレーニングを行うことも忘れてはいけません。展示会の流れをイメージして繰り返し訓練しておくことで、各メンバーの展示会でのパフォーマンスを高めることができるでしょう。

展示会準備におけるスケジュール表

ここまで解説してきた内容を表形式でまとめておきますので、ぜひご参考ください。

スケジュール準備事項
展示会開催日の6か月前まで・出展目的・目標の設定・出展内容の企画・展示会への参加申込み・展示会までの作業・準備スケジュール策定
展示会開催日の3か月前まで・ブース設計・施工業者の選定・什器・展示品の手配・招待状やノベルティの手配
展示会開催日の1か月前まで・人員(派遣スタッフやコンパニオン含め)の手配・シフトの策定・事前集客の開始・宿泊先や移動手段の手配
展示会開催日の前日まで・参加予定者の確認・機材や備品などのチェックリスト作成・マニュアルやアンケートの作成・機材の搬入・搬出の確認と手配・ブース設営・リハーサルとトレーニングの実施

ここでご紹介してきたスケジュールはあくまで目安です。展示内容や状況次第で前後したり、ここには記載していない作業が必要になったりするケースもあるため、その点は留意しておいてください。

2.展示会当日の流れ

展示会当日の流れ

展示会の準備スケジュールをご確認いただいたところで、ここからは当日の流れについて確認していきましょう。

1.開始前の最終打ち合わせ

まず展示会開始前に運営メンバーで最終打ち合わせを行います。一日の流れや各自の役割を再確認し、それぞれのメンバーが最適な行動ができるようにしておきましょう。

当日急な体調不良などで欠員が出た場合、別シフトのメンバーをアサインできれば御の字ですが、もしアサインできなかった際は、「当日メンバーでどうカバーするか」といった点も打ち合わせておかなければなりません。

また数日間にわたって開催する展示会の場合は、前日の反省点やそれを踏まえた改善点などを共有し、当日に活かせるようにすることも重要になります。

2.ブースへの誘導・接客

展示会開始後は、各自役割に応じて展示ブースへの誘導を行いつつ、ブース内での接客対応を実施します。ブースに訪問してくれた顧客に対しては、すぐにでも自社製品・サービスをアピールしたいところですが、まずは気になる製品やポイントなど、顧客側の話を中心に聞いていくことがポイントです。

またブース内で全員が待ち構えているような雰囲気を出してしまうと、ブースに入るハードルが上がるため、顧客対応がない間はブース清掃やチラシ補充といった作業をしておくと良いでしょう。

3.アンケート依頼や名刺交換

ブースにおける接客のクロージングでは、アンケート依頼や名刺交換などを実施します。

特に展示会の目的が見込み顧客の獲得である場合は、アンケートや名刺交換を通じて、参加者の連絡先を獲得することが重要になるため、忘れずに対応しましょう。アンケートへの回答を促すポイントについては後ほどご紹介します。

4.終了後の振り返り

展示会が終了した後は、運営メンバー全員で一日の動きや成果を振り返りましょう。

製品・サービスの特徴を上手く話せなかったり、手持無沙汰になっているメンバーが多くなったり、展示会初日は様々な課題が見つかるものです。これらの課題をメンバー間で振り返り、翌日に活かせるように整理しておきましょう。

また課題や問題ばかりにフォーカスするのではなく、当日頑張ったメンバーに対してしっかりと労いや評価を行うことで、モチベーションも高く維持してもらうことができます。

3.展示会に必要なもの

次に展示会に必要なものとして、必須アイテムと役立つアイテムに分けてご紹介します。

展示会の必須アイテム

まずは展示会の必須となる主なアイテムを一覧でご紹介します。

  • 運営マニュアル
  • 受付看板
  • 受付用筆記用具
  • アルコール消毒液
  • 来場者リスト
  • カタログやパンフレット
  • 設置用のスタンド・ラック
  • プレゼン用のノートPC
  • ノベルティ
  • 資料配布やノベルティ用の紙袋、クリアフォルダ
  • 貴名受け(名刺を入れてもらうボックス)
  • アンケート用紙と回収ボックス
  • 各メンバーの筆記用具
  • カメラ
  • 名刺

上記に挙げたアイテム以外にも、出展内容によって別途必要になるアイテムもあるでしょう。そのため上記のアイテムを目安としつつ、自社の展示内容に合わせて必須アイテムを確認してみてください。

展示会にあったら役立つアイテム

展示会開催に必須となるアイテムではないものの、あれば便利なアイテムもご紹介します。

  • セロテープや両面テープ
  • 養生テープやガムテープ
  • ハサミやカッター
  • マジックペン
  • コピー用紙と簡易プリンタ
  • 小型のホワイトボード
  • 鍵付きの小型キャビネット
  • モバイルルーター
  • LANケーブル
  • クーラーボックス
  • ゴミ袋や清掃用具
  • ウェットティッシュ

これらのアイテムはいざという時に役に立ったり、あると重宝したりするものであるため、スペースなどに余裕があれば用意しておきましょう。

4.展示会を成功に導く8つのポイント

展示会を成功に導く8つのポイント

続いて展示会を成功に導くポイントをご紹介します。

ポイント①:アフターフォローの内容や役割分担などを事前に決めておく

一つ目のポイントとして挙げられるのは、アフターフォローについても事前に決めておくという点です。

来場者が実顧客化するかどうかは、当日の動きも当然影響しますが、展示会後に実施するアフターフォローにも大きく左右されます。そのためアフターフォローについて、実施する内容やタイミング、役割分担などを事前に社内関係者で打ち合わせしておくことが重要になるでしょう。

ポイント②:目的と目標を社内・関係者で共有する

次に挙げられるポイントは目的と目標を社内・関係者で共有するという点です。

展示会出展における目的や目標は、運営チームの責任者だけでなく、メンバーや当日参加してもらう派遣社員、コンパニオンも含めて共有しましょう。展示会に関わる全てのメンバーが目的と目標を正しく認識できていれば、来場者に対するコミュニケーションにぶれが生じず、効果も高まることが期待できます。

ポイント③:事前集客に力を入れる

続いて挙げられるポイントは、事前集客に力を入れるという点です。

展示会当日に積極的に来場者を呼び込むことは重要ですが、それだけでは機会を最大限利用できません。あらかじめWebサイトやSNSでの告知、メルマガでのお知らせなどに取り組み、予約来場者を確保しておくことも重要なポイントになるのです。

来場者がブースに一定数以上いることでバンドワゴン効果(多数が支持する事象に対して、さらに支持が集まりやすくなる現象)が生じ、さらに多くの来場者を呼び込める可能性が高くなるため、そういった意味でも事前集客には力を入れましょう。

ポイント④:来場者の視点でブースを最適化させる

来場者の視点でブースを最適化させるという点も、ポイントとして挙げられます。

ブースを設営する際、展示物の魅力が伝わるようにすることは当然として、来場者の視点に立って「見やすさ」や「分かりやすさ」などを高める工夫が求められるでしょう。

またブースの装飾や什器などを上手く活用して、居心地の良い空間を演出し、来場者の満足度を高めていくことも重要になります。

ポイント⑤:役割分担を明確にする

続いてのポイントは役割分担を明確にするという点です。

展示会メンバーの役割は曖昧にせず、展示会で必要なタスクから逆算して、それぞれ適切に分担できるように決めなければなりません。

役割分担を明確にすることで、休憩しているメンバーを除いて時間を持て余しているメンバーが出てしまう事態を防ぐことが可能です。その結果、展示会の生産性を高めることができるでしょう。

ポイント⑥:外部メンバーの事前教育に力を入れる

外部メンバーの事前教育に力を入れるという点も忘れてはいけません。

展示会に参加するメンバーの内、社員は目的などへの理解度も高く、ある程度のモチベーションでの参加が期待できます。その点派遣スタッフやコンパニオンは一時的な応援メンバーであるため、どうしても受け身な姿勢となり、モチベーションも低くなりがちです。

そのため外部メンバーには展示会の目的は勿論、参加してもらうことの重要性や意義などを説明し、当日の動きや製品・サービスに関する教育も重点的に実施しておきましょう。

ポイント⑦:アンケート回答に対するインセンティブを用意する

次に挙げられるポイントは、アンケート回答に対するインセンティブを用意するという点です。

見込み顧客の獲得を目的とした展示会の場合、アンケートを通じて見込み顧客の連絡先情報を獲得します。そのためアンケート回答数を増やす工夫をしなければなりません。

具体的にはアンケート回答者に対して、配布資料よりも更に詳しい内容が記載された資料を提供するなど、インセンティブを用意しておく取り組みが挙げられます。

ただしインセンティブは何でもいいというわけでなく、連絡先という重要な情報の提供に見合ったものでなければ、アンケート回答を促進することは難しいでしょう。

ポイント⑧:当日の振り返りと翌日への反映

ポイントの最後に挙げられるのは、当日の振り返りと翌日への反映を徹底するという点です。

数日にわたって行われる展示会の場合は、展示会終了後に振り返りを必ず行い、良かった点や改善点などを話し合いましょう。話し合いの中で出た改善点を、しっかりと翌日に反映させることで、展示会の質を高めることができます。

バックヤードにホワイトボードなどを用意し、前日の気付きや改善点などを目立つように記載しておくのも一つです。

5.展示会の後にすべきこと

最後に展示会の後にすべきことについてご紹介します。

アフターフォローを実施する

展示会終了後にすべきことは、来場者に対してのアフターフォローです。

展示会中にアンケートや名刺交換に応じてくれた来場者に対して、メールや電話を用いてお礼を伝え、次のアクションに繋げましょう。

次のアクションとしては、メルマガの配信や商談の設定などが挙げられますが、顧客との直接的な接点を再度持てるセミナーも有効でしょう。展示会の出展内容と合わせたフォローセミナーなどを企画し、メルマガや電話で呼び込むことで、顧客との接触機会を増やすことができます。

アフターフォローのポイント

展示会 アフターフォローのポイント

アフターフォローを行う際のポイントとしては以下のような点が挙げられます。

ポイント①:参加者情報をリスト化して整理する

一つ目のポイントは、獲得した参加者情報をリスト化して整理するという点です。

折角展示会で接点を持てたにも関わらず、アフターフォローの対象から漏れてしまえば、機会損失に直結してしまいます。そのためアフターフォローを行う際は、事前に参加者情報をまとめたリストを作成し、漏れのないように整理しましょう。

ポイント②:購買検討フェーズごとにグループを分ける

次に挙げられるポイントは、購買検討フェーズごとにグループ分けを行うという点です。

来場者と一口に言っても、購買検討フェーズはそれぞれ異なります。そのため展示会での会話内容などを踏まえつつ、購買検討フェーズごとにグループ分けを行いましょう。

ポイント③:各グループごとに最適なアプローチを実施する

最後のポイントは各グループごとに最適なアプローチを実施するという点です。

導入検討をしている見込み度の高い顧客には電話で直接お礼を伝え、商談設定などに繋げるといった対応が望ましいでしょう。逆にそこまで意欲が高くない見込み顧客に対しては、メルマガを通じて製品サービスに関する資料やセミナー情報を案内するといったように、長期的なアプローチが適しています。

アフターフォローに役立つツール

展示会へのアフターフォローを行う際、マーケティングオートメーションがあれば、効率的かつ効果的に取り組むことができます。

マーケティングオートメーションは、見込み顧客情報を管理できる機能をはじめ、顧客リストの作成やメール自動配信などの機能が搭載されているツールです。そのため展示会の来場者情報の適切な管理や、情報を基にした顧客のグループ分け、メールによるアフターフォローなどを効率的に実施できます。

マーケティングオートメーションについては、以下の記事で詳細を解説していますので、ご興味ありましたら併せてご確認ください。

参考:マーケティングオートメーション(MA)とは?機能や選び方、おすすめツールまで紹介

6.まとめ

今回は展示会の準備スケジュールや必要なもの、成功のポイントなどをまとめて解説してきましたが、いかがでしたか。

展示会への参加者は、展示会のテーマやカテゴリに既に興味を持っていることが多いため、質の高い見込み顧客を獲得しやすい手法です。とはいえ展示会を成功させるには、半年以上前から時間をかけて念入りに準備していく必要があります。

ぜひこの記事を参考に、展示会開催に向けてしっかりと準備に取り組んでいただければ幸いです。
ストラでは展示会をはじめとした、BtoBマーケティング戦略の策定から実行まで一貫して、実績豊富なコンサルタントが支援しております。BtoBマーケティングでお困りごとがございましたら、問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。

執筆者 杉山元紀

大学卒業後、株式会社TBI JAPANに入社。株式会社Paykeに取締役として出向し訪日旅行者向けモバイルアプリ及び製造小売り向けSaaSプロダクトの立ち上げを行う。
アクセンチュア株式会社では大手メディア・総合人材企業のセールス・マーケティング領域の戦略策定や業務改革、SFA・MAツール等の導入及び活用支援業務に従事。
株式会社Paykeに再入社し約10億円の資金調達を行いビジネスサイドを管掌した後、Strh株式会社を設立し代表取締役に就任。

▼保有資格
Salesforce認定アドミニストレーター
Salesforce認定Pardotスペシャリスト
Salesforce認定Pardotコンサルタント
Salesforce認定Sales Cloudコンサルタント

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